Aktivera och konfigurera integration mellan Fortnox och Crona POS

Syfte

Den här manualen beskriver hur du aktiverar kopplingen mellan Fortnox och Crona POS samt hur du konfigurerar överföring av kassarapporter, fakturaunderlag och kundsynk.

Förutsättningar

• Du har administratörsbehörighet i Crona POS för att kunna hantera Inställningar och Integrationer.
• Du har behörighet i Fortnox för att kunna logga in och medge åtkomst för integrationen (rättigheter kan krävas beroende på er Fortnox-miljö).
• Du vet vilken verifikationsserie i Fortnox som ska användas för kassarapporter (och kan kontrollera att den tillåter manuell kontering).
• Kontoplan/konton är beslutade (försäljningskonton, moms, kontanter, kort m.m.) så att kassarapporter kan bokföras korrekt.

Steg-för-steg

Aktivera kopplingen (inloggning i Fortnox)

Så här aktiverar du kopplingen

1. I Crona POS: gå till Inställningar → Fortnox.
2. Klicka på Aktivera. Du skickas då vidare till Fortnox.
3. I Fortnox: logga in med den användare som ska koppla integrationen.
4. Granska behörigheterna och välj att medge åtkomst (godkänn access) för Crona POS.
5. När du godkänner skickas du tillbaka till Crona POS och kopplingen blir aktiv.

Om du saknar behörighet i Fortnox
Om du inte har rättigheter att medge åtkomst kommer det att framgå när du kommer tillbaka till Crona POS – information om felet syns i webbläsarens URL-fält. Be i så fall en Fortnox-administratör att ge dig nödvändiga rättigheter eller genomföra aktiveringen.

Konfigurera överföring av kassarapporter

1. I Crona POS (Inställningar/Fortnox): markera alternativet för att skicka kassarapporter.
2. Välj tidpunkt för överföring:
   • Snarast är vanligast (skickas normalt på natten efter säljdagen).
   • Du kan även välja en fördröjning i X dagar om du vill fånga upp eventuella differenser i kontanthanteringen.
3. Välj vilken verifikationsserie i Fortnox som kassarapporterna ska bokföras på.
4. Säkerställ att vald verifikationsserie i Fortnox tillåter manuell kontering (krav för att verifikationen ska kunna skapas).
5. Kontroll i Fortnox (manuell kontering på verifikationsserie) Gå till Inställningar → Bokföring → scrolla till Verifikationsserier. Kontrollera att Manuell kontering är ikryssad för vald serie (annars kryssa i och spara).

Skicka över fakturaunderlag/fakturor

Förbered i Crona POS: gå till Inställningar → Kedja och aktivera Ej fakturaförsäljning på kassarapport. Spara.

1. Gå tillbaka till Inställningar → Integrationer → Fortnox.
2. Markera Skicka över fakturor (fakturaunderlag).
3. Välj när fakturaunderlag ska skapas/överföras, t.ex.:
   • Snarast (varje natt),
   • fördröjning ett antal dagar, eller
   • vid månadsskifte.
4. Välj eventuella förval som ska gälla vid synk (t.ex. betalningsvillkor som redan finns skapade i Fortnox).
5. Välj hur underlaget ska delas upp, t.ex. samlingsfaktura (per kund och period), eller uppdelat per order eller per kvitto. (Detta kan även styras per kund/kundgrupp.)

Synka kunder

I Fortnox-integrationen i Crona POS kan du aktivera synk av kunder från Fortnox till Crona POS. När detta är aktiverat hämtas kundregistret från Fortnox till Crona POS.

Viktigt: Crona POS-kunder skickas bara över till Fortnox i samabnd med att fakturaunderlag skickas över om de inte redan finns i Fortnox. I normalfallet är det Fortnox som är “master” för kundregistret och Crona POS hämtar kunder därifrån.

Kontoplan och kontoinställningar (krav för att kassarapporter ska gå igenom)

För att kassarapporter ska kunna skickas från Crona POS till Fortnox måste konton (kontoplan) vara korrekt satta och överensstämma med Fortnox. Om något konto saknas kan överföringen misslyckas.

Artikeltyper: moms och säljkonto

1. I Crona POS: gå till Inställningar → Ekonomi och redovisning.
2. För respektive artikeltyp, ange momsats och säljkonto.
   • Vill du även ha överföring av lageruppgifter (inköpskonto och lagerkkonto) fyll även i dessa och meddela supporten att du vill att dessa uppgifter också ska föras över till Fortnox.
3. När du skapar artiklar väljer du vilken artikeltyp de ska tillhöra, och därmed vilka konton/moms som används.
4. Om du är osäker på vilket säljkonto som ska användas: kontrollera i Fortnox under Register → Kontoplan och leta upp relevant försäljningskonto (t.ex. “Försäljning inom Sverige 25% moms”).
5. Ange därefter samma kontonummer på artikeltypen i Crona POS.
6. Kostnadsställe (valfritt): Du kan även ange kostnadsställe, t.ex. om du har flera butiker och vill särredovisa per enhet.

Övriga konton: kontanter, kort och moms

I Crona POS finns en sektion för Övriga konton där du ställer in var t.ex. kontanter (bankinsättning), kortbetalningar och moms ska bokföras.

• Bankinsättning (kontantkassa): välj konto enligt er kontoplan, t.ex. 1910.
• Kontokort: välj konto enligt er kontoplan, t.ex. 1930 (företagskonto).
• Utgående moms 25%: vanligt exempel är 2610.

Artikelsynk (avancerat)

Artikelsynk är en mer avancerad funktion. Kontakta support innan ni aktiverar artikelsynk. I relationen Crona POS–Fortnox är Fortnox master för artiklar.

Felsökning

·         Eftersom Crona POS kan hämta ikapp kassarapporter upp till 14 dagar kan du börja sälja i några dagar och därefter kontrollera utfallet.

• Gå till Rapporter → Redovisning → Kassarapport och titta på t.ex. senaste veckan för att se vilka artikeltyper/konton som saknar konton.
• Om du ser kontonumret 9999 betyder det att inget konto är satt (t.ex. på bankinsättning, moms 12% eller en artikeltyp).
• Text som visas bredvid kontonumret (t.ex. exempel på kostnadsställe) indikerar vilket kostnadsställe som använts och kan sättas på artikeltyp- eller butiksnivå.

Olika typer av meddelanden i Fortnoxloggen

Om din kassarapport, faktura etc inte har synkats till Fortnox kan man titta i Fortnoxloggen i Crona POS för att hitta orsaken. Loggen finns uder menyvalet Inställningar/Fortnox/Logg.

Tips!
Felmeddelanden från Fortnoxloggen kan också mejlas till lämplig mottagare varje natt genom att fylla i mottagaradressen under Inställningar/Ansvariga personer/ Ansvarig för administration

Olika typer av meddelanden:

• Konto 9999 saknas i kontoplanen:
  • Försäljning har skett på artikeltyp där inget säljkonto är satt, se avsnittet om felsökning ovan.
• Konto 9996 saknas i kontoplanen.
  • Då är Inställningar/Redovisning/Övriga konton: Vinstmarginalkonto ifyllt. Detta kräver också att artikeltyperna med VMB-moms behöver ha kontot ”VMB/Beg. konto” ifyllt. OBS! Normalt behöver du inte ha dessa konton ifyllda. Detta är till för avancerad bokföring av begagnade varor. Tala med supporten om du har fler frågor om detta.
• Konto 9997/9998 saknas i kontoplanen.  
  • Syftar på att det saknas inköps och/eller lagerkonto på artikeltypen i det fall butiken har bett supporten aktivera överföring av lagervärden till Fortnox. För att hitta vilken artikelgrupp det gäller går du till Rapporter/Kassarapport och klickar i "Visa även varukostnad" för den valda perioden. När man sedan får fram rapporten scrollar man ner till varukostnadsbiten och ser vilken/vilka artikeltyper kontering saknas på. Går till Inställningar/Redovisning och fyll i de saknade kontona på den aktuella artikeltypen.