Inventering i kassan
Denna guide beskriver hur inventering genomförs i PC Kassa med handenheten BCP One (inventeringsskanner).
Den riktar sig till butikspersonal med varierande erfarenhet av inventering.
Alla som har en BCP One kan använda metoden som beskrivs i guiden. Har ni fler än 40 000 artiklar i kassan så bör ni använda den här metoden då inventeringslistan annars blir väldigt tung att hantera.
Innehåll
1. Introduktion – vad innebär inventering i kassan?
Inventering används för att stämma av det fysiska lagret i butiken mot lagersaldot i kassan. När inventeringen slutförs ersätts kassans nuvarande lagersaldo med det saldo som räknats in under inventeringen.
Inventering påverkar hela lagret och ska därför göras med noggrannhet. Guiden är uppbyggd för att följas steg för steg och vissa moment kan inte ångras utan att en säkerhetskopia återställs. Att återställa en säkerhetskopia är omständligt och kan innebära att information som registrerats efter säkerhetskopian skapades, till exempel försäljning, inte längre finns kvar i kassan.
Guiden riktar sig till butikspersonal som ska genomföra inventering i PC Kassa med inventeringsskanner (BCP One), oavsett tidigare erfarenhet.
2. Innan inventeringen börjar
Innan du påbörjar inventeringen behöver vissa förberedelser vara klara för att undvika fel eller att information inte sparas.
Inventeringsskanner (BCP One)
BCP One är den inventeringsskanner som används för att räkna artiklar under inventeringen. Se till att skannern är tillgänglig, laddad och fungerar innan inventeringen påbörjas.
Om ni inte har en egen BCP One kan ni kontakta Crona för att beställa eller hyra inventeringsskanner/skannrar inför inventeringen. Detta bör göras i god tid.
Läs mer om BCP One och hur man ansluter den till datorn: B-ONE (BCP-ONE / BCP1) Trådlös Inventeringsskanner
Rättigheter till Nutidmappen
För att inventeringslistor och fellistor ska sparas korrekt krävs fulla rättigheter till Nutidmappen (kassans installationsmapp).
Kassadatorer som är sålda och installerade av oss har normalt korrekta rättigheter, förutsatt att inga manuella ändringar har gjorts.
Om ni använder en egeninköpt dator där kassan installerats manuellt kan rättigheter behöva kontrolleras. Om rättigheter saknas kan det se ut som att filer sparas, trots att ingen information faktiskt lagras och data går då förlorad.
Vid osäkerhet ska supporten kontaktas innan inventeringen påbörjas.
Kontrollera mappen SCANPAL2
För att inventeringsfiler så som inläsnings- och felrapporter ska skapas måste följande mapp (katalog) finnas:
C:\Program Files (x86)\Nutid - PC Kassa\Scanpal2
Skapa denna för hand om den inte redan finns.
Ta ut lagersaldorapport före inventering
Innan totalinventering rekommenderas att du tar ut en lagersaldorapport som jämförelse och underlag.
Sökväg:
Register → Utskrifter → Artikel lagersaldo
Arkivera äldre inventeringslistor
Arkivera äldre inventeringslistor för att undvika att fel lista används vid inventeringen.
Sökväg:
Register → Inventering → Arbeta med inventeringslista
Markera äldre listor och välj Arkivera längst ner i fönstret.
3. Kom i gång – handenheten (BCP One)
Anslut och starta handenheten
Montera antennen på mottagaren och skruva fast den försiktigt.
Ladda handenheten med medföljande laddare och anslut mottagaren till en ledig USB-port på den dator som ska användas för inventeringen.
Välj rätt läge
När handenheten startas ska läget Inventory väljas.
Inga andra lägen på handenheten ska användas vid inventering.
Skanna artiklar – viktigt att veta
När artiklar skannas med handenheten lagras dessa i handenheten, inte direkt i kassan.
Detta innebär:
Ladda upp artiklar till kassan
För att föra över skannade artiklar till kassan används:
Inventory → Upload → Unsent
Detta laddar upp endast artiklar som ännu inte har förts över.
OBS:
Väljer du Upload → All laddas alla artiklar upp igen, även de som redan förts över.
Detta kan leda till dubbletter i inventeringslistan och ska undvikas om du inte medvetet vill läsa in allt på nytt.
Clear Memory – rensa minnet
Handenheten sparar inskannade artiklar tills minnet rensas manuellt.
Att rensa minnet kan vara bra i följande situationer:
du lämnar över handenheten till någon annan som ska fortsätta inventeringen
du är klar med inventeringen för dagen
du vill börja om från början med en ny inventeringsrunda
Om du vill kunna se vilka artiklar som har skannats under dagen går det att bläddra bland inskannade artiklar i handenheten. I dessa fall kan det finnas anledning att inte rensa minnet direkt.
OBS:
Raderade artiklar kan inte återskapas efter att minnet har rensats.
4. Börja inventeringen
När inventering sker på detta vis ska endast en (1) inventeringslista skapas per inventering.
All inläsning av artiklar under inventeringen ska göras till samma inventeringslista.
Första inläsningen
Vid första inläsningen från handenheten behöver inventeringslistan namnges.
Välj ett namn som tydligt beskriver inventeringen, till exempel datum eller butik.
I kassan, välj menyn: Register → Inventering → Skapa inventeringslista från skanner / manuellt
I dialogrutan Namn på listan som visas skriver du in ett beskrivande namn som gärna innehåller datum. Tryck sedan på OK.
Nu visas rutan Vänligen välj vilken skanner modell: Välj skannermodell BCP One.
-
Läs därefter in artiklar genom att i skannern välja:
Efter inläsning rekommenderas att minnet i handenheten rensas enligt avsnittet Clear Memory, beroende på hur inventeringen fortsätter.
Fortsatt inventering
Om inventeringen fortsätter vid ett senare tillfälle ska ingen ny inventeringslista skapas.
Välj i stället den befintliga inventeringslistan via rullgardinsmenyn.
OBS:
Att skapa flera inventeringslistor för samma inventering kan leda till felaktigt lagersaldo.
I kassan, välj menyn: Register → Inventering → Skapa inventeringslista från skanner / manuellt
-
I dialogrutan Namn på listan som visas ska du trycka på knappen med en pil för att välja samma inventeringslista du skapade under Första inläsningen. Tryck sedan på OK.
Nu visas rutan Vänligen välj vilken skanner modell: Välj skannermodell BCP One.
-
Läs därefter in artiklar genom att i skannern välja:
Efter inläsning rekommenderas att minnet i handenheten rensas enligt avsnittet Clear Memory, beroende på hur inventeringen fortsätter.
OBS – lämna inventeringsfönstret öppet
Låt inventeringsfönstret vara öppet under hela inläsningen från handenheten.
Byt inte till andra program (t.ex. e-post eller webbläsare) medan inläsning pågår.
När artiklar skickas från handenheten markeras de som överförda i handenheten, oavsett om inventeringsfönstret var aktivt i kassan eller inte.
Om inventeringsfönstret inte var öppet kan artiklarna saknas i inventeringslistan, trots att handenheten betraktar dem som skickade.
Om minnet inte har rensats går det då inte att skicka om endast den senaste omgången artiklar. Enda alternativet blir att skicka alla artiklar igen, vilket kan leda till dubbletter.
5. Felhantering vid inventering
När visas fel?
Om artiklar som skannas inte finns upplagda i kassan visas ett felmeddelande vid inläsning. Dessa artiklar läggs då inte till i inventeringslistan.
Hantera fel direkt eller senare
Det rekommenderas att fel hanteras direkt, till exempel genom att:
Om du väljer att inte hantera felen direkt sparas en fellista lokalt på datorn:
C:\Program Files (x86)\Nutid – PC Kassa\Scanpal2
Fellistan kan även skrivas ut för enklare manuell kontroll.
OBS:
Fellistor och inventeringsdata sparas endast korrekt om rättigheter till Nutidmappen finns.
6. Slutföra inventeringen
Säkerhetskopiering
Innan inventeringen slutförs ska två säkerhetskopior skapas.
Säkerhetskopia 1 (manuell):
Gå till Dagliga rutiner → Säkerhetskopiering → Skapa
Denna ska göras innan lagersaldot nollställs.
Säkerhetskopia 2:
Skapas automatiskt när inventeringslistan används för att uppdatera artikelregistret.
Nollställ lagersaldo
Gå till:
Arkiv → Servicerutiner → Register → Nollställ lagersaldo
När första rutan visas, svara Ja.
I nästa fönster ska inga ytterligare val göras – tryck endast på Nollställ.
Uppdatera artikelregistret från inventeringslistan
Gå till:
Register → Inventering → Arbeta med inventeringslista
Inventeringsmetod
Inventeringsmetod ska alltid vara Standard.
Inget annat val ska användas.
Om Standard inte går att välja och röd varningstext visas innebär detta att:
I detta läge ska inventeringen avbrytas och listor arkiveras eller raderas innan inventeringen slutförs.
Övriga inställningar
Senast lagerförd sätts automatiskt till dagens datum och ska inte ändras
Verifiera lagersaldo ska vara urkryssad
Inkludera saknade artiklar med befintligt lagersaldo ska vara urkryssad
Om artiklar saknas ska dessa inventeras med handenheten innan inventeringen slutförs.
Slutkontroll
Innan inventeringen slutförs ska lagersaldo och lagervärde bedömas som rimliga.
Avvikelser kan bero på till exempel:
Använd gärna lagersaldorapporten som togs ut innan inventeringen som jämförelse.
7. Utskrift av inventeringen
Inventeringslista
Öppna inventeringslistan och klicka på skrivarikonen längst ner.
Utskriften visar kostpris, inte snittpris.
Artikel lagersaldo (snittpris)
Efter att inventeringen slutförts kan rapporten Artikel lagersaldo tas ut:
Register → Utskrifter → Artikel lagersaldo
8. Allmän info kring inventering och lager
Rekommendation – öppet eller stängt
Stängd butik rekommenderas för bästa resultat.
Vid öppen butik krävs extra noggrannhet.
Inventering i etapper
Inventera till exempel en hylla i taget, läs in artiklarna och spara innan nästa område inventeras.
Exempel
Inventeras 5 artiklar och 1 säljs innan inläsning kan differens uppstå.
Försäljning under inventering
Försäljning som sker efter att artiklar lästs in räknas av först när inventeringen slutförs.
Inleveranser under inventering
Inleveranser bör undvikas. Om de måste göras ska även dessa artiklar inventeras.
Inventering över flera dagar
Inventerade värden ligger kvar oförändrade i inventeringslistan.
Kassan håller reda på försäljning som skett efter inläsning och applicerar justeringen vid slutförandet av inventeringen.